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LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS


PROGRAMME  
OBJECTIFS

A l’issue de la formation, vous serez capable de :
• Connaître les enjeux de la Gestion Electronique de Documents (GED) dans le secteur industriel
• Connaître les différences et les complémentarités entre la GED, la Dématérialisation
et l’Archivage électronique
• Définir une méthode de mise en oeuvre
• Comprendre en 1ère approche les types de gains potentiels d’une GED
• Connaître les points sensibles d’une GED

PUBLIC

Toute personne chargée pour son propre travail et/ou pour celui d’autres, de classer et de gérer des documents papier ou électronique en grande quantité, tels que comptes-rendus de réunion, notes de suivi de projet, lettres recommandées, cahier des charges, études, plans,…
Mais aussi les chefs de service souhaitant améliorer le partage des documents en
entreprise, pour réduire les temps de recherche, améliorer l’efficacité et être moins dépendant des mouvements de personnel dans l’entreprise, qui « partent avec leur savoir ».

METHODES & MOYENS PEDAGOGIQUES

Des apports méthodologiques qui s’appuient sur des exemples de solutions existantes.
Des réflexions seront menées par le groupe pour approfondir certaines notions, à partir de l’expérience des participants.
De brefs travaux pratiques sur des cas concrets seront étudiés en groupe.

DUREE : 1 JOUR / 7H


TARIFS HT : 510 €

Ce tarif s'entend par personne Hors taxes. Tarifs Carte privilège, demandeurs d’emplois, entrepreneurs individuels, auto entrepreneurs :
se référer à notre grille tarifaire ou à nous contacter.

 

 

LE CONCEPT DE « GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS »
• Qu’est-ce qu’une Gestion Electronique de Document ?
• Comprendre ce qu’est un « Document »
• Utiliser une GED pour rechercher des documents

LES BENEFICES D’UNE GED

• Connaître les avantages pour les utilisateurs
• Découvrir les fonctionnalités clé
• Comprendre la notion de recherche plein texte

LES GRANDS PRINCIPES DE FONCTIONNEMENT D’UNE GED
• Découvrir le cycle de vie du document
• Le rôle d’une GED dans le cycle de vie du document

LES MODALITES D’EXPLOITATION ET LES DIFFERENTES OPERATIONS
• Le versement des documents
• L’indexation
• Le classement
• La recherche

LES TYPES DE GAINS QU’UNE GED APPORTE A L’ENTREPRISE
• Les gains capturables
• Les gains de productivité
• Les gains de performance commerciale
• Les réductions de risque

LA GED, AU SERVICE DE L’ORGANISATION DE L’ENTREPRISE

• Aborder une approche méthodologique de mise en oeuvre d’une GED

LA GED ET LA DEMATERIALISATION
• Connaître les notions de dématérialisation
• Comprendre la complémentarité GED / Dématérialisation
• Savoir dans quels cas GED et Dématérialisation sont dissociables
• Placer la dématérialisation dans le cycle de vie du document

LA GED ET L’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE
• Comprendre ce qu’est l’archivage
• Préciser les notions d’archivage électronique et physique
• Les différences et complémentarités entre GED et Archivage électronique

LES POINTS SENSIBLES D’UNE GED
• Les droits d’accès
• La gestion des utilisateurs
• Les documents en grande quantité
• La définition de la typologie des documents
• L’accès à distance
• La confidentialité
• La notion de « statut » du document
• Le « versionning » et son intégration dans le cycle de vie

LES MODALITES D’EXPLOITATION
• La procédure de versement, point clé de la pérennité du
système

LA GED, AU SERVICE DE L’ORGANISATION DE L’ENTREPRISE
• Aborder une approche méthodologique de mise en oeuvre
d’une GED